Teilnahmebedingungen Aussteller

Teilnahmebedingungen für Aussteller

Conditions of participation for exhibitors

1. Allgemeine Informationen zur Veranstaltung

Veranstaltung: gat|wat 2023

Veranstaltungsort: Koelnmesse

Veranstaltungslaufzeit:
6. – 7. September 2023 (Mittwoch – Donnerstag)

Öffnungszeiten:
Mittwoch, 06.09.2023: 09:00 – 18:00 Uhr
Donnerstag, 07.09.2023: 09:00 – 16:00 Uhr

Aufbauzeiten:
Samstag, 02.09.2023: 07:00 – 20:00 Uhr
Sonntag, 03.09.2023: 07:00 – 20:00 Uhr
Montag, 04.09.2023: 07:00 – 22:00 Uhr
Dienstag, 05.09.2023: 07:00 – 22:00 Uhr

Abbauzeiten:
Donnerstag, 07.09.2023: 16:00 – 24:00 Uhr
Freitag, 08.09.2023: 00:00 – 24:00 Uhr
Detaillierte Informationen zum Auf- und Abbau werden rechtzeitig zur Verfügung gestellt.

2. Anmeldung und Vertragsschluss

Für die Anmeldung ist das Anmeldeformular vollständig auszufüllen und rechtsverbindlich unterschrieben sowie mit einem Firmenstempel versehen an die DVGW Kongress GmbH zu senden.
Anmeldungen sind innerhalb der EU mit USt-IdNr. auszufüllen. Die Abgabe der Anmeldung ist für den Aussteller bindend. Abänderungen, Ergänzungen und Streichungen von Texten im Anmeldeformular und in den Teilnahmebedingungen erkennt die DVGW Kongress GmbH nicht an. Der Vertrag kommt mit der Zulassung durch die DVGW Kongress GmbH zustande.

In der Regel bestätigt die DVGW Kongress GmbH den Eingang der Anmeldung, was jedoch keine Annahme der Anmeldung darstellt. Nach einer Prüfungsfrist, die mehrere Monate dauern kann, übermittelt die DVGW Kongress GmbH dem Aussteller ein Platzierungsangebot. Widerspricht der Aussteller diesem Platzierungsangebot nicht innerhalb einer dort genannten angemessenen Frist, so übersendet die DVGW Kongress GmbH dem Aussteller anschließend eine Zulassung gemäß dem Platzierungsangebot. Widerspricht der Aussteller dem Platzierungsangebot fristgemäß, wird sich die DVGW Kongress GmbH bemühen, den Einwänden des Ausstellers im Rahmen des Zumutbaren Rechnung zu tragen. Ein Widerspruch stellt keine Kündigung dar und lässt die Verbindlichkeit der Anmeldung unberührt. Für die Platzierung gilt Ziffer 4.

Die technischen Richtlinien, die Haus- und Benutzungsordnung für den Veranstaltungsort (www.koelnmesse.de), künftige Rundschreiben der DVGW Kongress GmbH in digitaler oder gedruckter Form sind Bestandteil der Teilnahmebedingungen vom Aussteller zu beachten. Spätere Änderungen bleiben vorbehalten und werden dann für die Veranstaltung bindend.

3. Zulassung

Soweit nicht ausnahmsweise ein rechtlicher Anspruch des Ausstellers auf Zulassung besteht, behält sich die DVGW Kongress GmbH im freien Ermessen vor, die Zulassung nicht zu erteilen.
Voraussetzung der Zulassung ist in jedem Fall, dass der Aussteller das Produktangebot ordnungsgemäß angibt und dass die Ausstellungsgüter dem Produktangebot entsprechen. Die DVGW Kongress GmbH kann eine Zulassung widerrufen, wenn sie aufgrund unrichtiger Angaben erteilt wurde oder
die Zulassungsvoraussetzungen nachträglich entfallen sind.

Die DVGW Kongress GmbH ist berechtigt vom Vertrag zurückzutreten, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Ein solch wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn gegen den Aussteller ein Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens gestellt, ein derartiger Antrag mangels Masse abgewiesen oder ein Insolvenzverfahren eröffnet worden ist. Hiervon ist die DVGW Kongress GmbH unverzüglich zu unterrichten.
Die DVGW Kongress GmbH ist berechtigt die Zulassung von der fristgerechten Zahlung abhängig zu machen.

Der Aussteller darf den auf seinen Namen zugelassenen Stand nicht an andere Firmen weitervermieten oder abgeben.

4. Platzierung und Belegung des Standes

Über die Platzierung entscheidet ausschließlich die DVGW Kongress GmbH. Die DVGW Kongress GmbH darf in ihrem Platzierungsangebot von der vom Aussteller gewünschten Art, Größe und Lage der Ausstellungsfläche abweichen.
Vorbehalte, Bedingungen und besondere Wünsche des Ausstellers (z.B. hinsichtlich Platzierung, Konkurrenzausschluss, Standaufbau und Standgestaltung) werden nur berücksichtigt, wenn dies in der Zulassung ausdrücklich bestätigt wurde. Die Platzzuteilung richtet sich nach den
Bedürfnissen und Möglichkeit der DVGW Kongress GmbH und nach der von der DVGW Kongress GmbH nach freiem Ermessen vorzunehmenden Branchengliederung, nicht nach der Reihenfolge des Eingangs der Anmeldungen.

5. Leistungsumfang

Für die Veranstaltung sind folgende Netto-Beteiligungspreise für das Grundpaket festgesetzt worden.
Die Preise verstehen sich je Quadratmeter Bodenfläche:

Reihenstand (1 Seite offen)
173,00 € (bis 30.09.2022)
177,00 € (bis 28.02.2023)
184,00 € (ab 01.03.2023)

Eckstand (2 Seiten offen)
187,00 € (bis 30.09.2022)
192,00 € (bis 28.02.2023)
201,00 € (ab 01.03.2023)

Kopfstand (3 Seiten offen)
199,00 € (bis 30.09.2022)
205,00 € (bis 28.02.2023)
214,00 € (ab 01.03.2023)

Blockstand (4 Seiten offen)
208,00 € (bis 30.09.2022)
215,00 € (bis 28.02.2023)
226,00 € (ab 01.03.2023)

Die Mindestgröße liegt bei 20 Quadratmetern. Jeder angefangene Quadratmeter wird voll berechnet. Der Beteiligungspreis schließt keine Standbegrenzungswände ein. Der Aussteller verpflichtet sich, eine 2,50 m hohe Standbegrenzung an allen geschlossenen Seiten der Standfläche anzubringen oder anbringen zu lassen.

Sämtliche technischen Serviceleistungen (z. B. Wasser, Strom) hat der Aussteller direkt beim Betreiber des Veranstaltungsortes zu bestellen, mit welchem ein gesondertes Vertragsverhältnis des Ausstellers zustande kommt.

Zusätzliche Ausstellerausweise sind kostenpflichtig. Die Nutzung ist ausschließlich dem Standpersonal vorbehalten, die Weitergabe an Dritte und Verkauf ist untersagt, bei Missbrauch werden diese gesperrt.

6. Leistungsempfänger, Umschreiben von Rechnungen, Zahlungsbedingungen

Die Teilnahmerechnung wird dem Aussteller nach der Zulassung zugestellt. Beanstandungen sind unverzüglich, spätestens jedoch 14 Tage nach Empfang der Rechnung schriftlich geltend zu machen. Spätere Einwendungen werden nicht mehr anerkannt; hierauf wird in der Rechnung noch einmal ausdrücklich hingewiesen.
100% des Rechnungsbetrags der Teilnahmerechnungen sind innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum fällig.
Bei Nichteinhaltung der Zahlungstermine ist die DVGW Kongress GmbH berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten oder anderweitig über die Standfläche zu verfügen.
Die Abschlussrechnung über sämtliche Nebenkosten (z. B. Energiekostenpauschale, Mediapaket etc.) erhält der Aussteller nach Schluss der Veranstaltung.

Für Aussteller mit Sitz in der Europäischen Union (außer Deutschland) gilt:
Der Aussteller als Leistungsempfänger bestätigt, dass alle Leistungen von der DVGW Kongress GmbH als Leistungserbringer ausschließlich für sein Unternehmen und nicht für unternehmensfremde bzw. private Zwecke verwendet werden. Diese Erklärung gilt bis zum schriftlichen Widerruf. Für den Fall, dass der Aussteller die Leistung nicht für sein Unternehmen verwendet, haftet er der DVGW Kongress GmbH für einen dadurch entstehenden Schaden, insbesondere für eine nachbelastete Umsatzsteuer. Zur Bestätigung und zum Nachweis der unternehmerischen Verwendung teilt der Aussteller der DVGW Kongress GmbH seine USt-IdNr. mit. Teilt er die USt-IdNr. nicht mit, geht die DVGW Kongress GmbH von einer in Deutschland steuerbaren und steuerpflichtigen Leistung aus und stellt die Umsatzsteuer entsprechend in Rechnung. Gleiches gilt für USt-IdNr., für die vom Bundeszentralamt für Steuern keine gültige, zur Firmenanschrift des Ausstellers gehörige Bestätigungsmitteilung ausgestellt wird und ebenso für den Fall, dass eine abgegebene USt-IdNr. für ungültig erklärt wird.

Aus umsatzsteuerlichen Gründen kann die DVGW Kongress GmbH keine Rechnungen für Leistungen, die die DVGW Kongress GmbH an den Aussteller als ihren Vertragspartner erbracht hat bzw. erbringen wird, auf einen vom Aussteller abweichenden Rechnungsempfänger ausstellen oder umschreiben. Wünscht der Aussteller eine Änderung der bereits ausgestellten Rechnung, z.B. bei einer Änderung des Firmennamens, Änderung der Rechtsform oder Änderung der Adresse, so hat der Aussteller der DVGW Kongress GmbH hierfür einen Betrag in Höhe von € 50,00 zzgl. USt. zu zahlen. Diese Gebühr ist nicht zu entrichten, wenn die DVGW Kongress GmbH die unrichtigen Angaben zu vertreten hat.

7. Mitaussteller

Mitaussteller ist, wer am Stand des Ausstellers auftritt, sei es mit eigenem Personal und eigenem Angebot, sei es nur mit eigenen Ausstellungsgütern bzw. Dienstleistungen. Dazu gehören auch Konzernfirmen, Tochtergesellschaften, Verkaufsniederlassungen bzw. Vertretungen.
Die Standfläche wird als Ganzes und nur an einen Aussteller (Vertragspartner) überlassen.
Mitaussteller müssen vom Aussteller (Vertragspartner) mittels separaten Anmeldeformulars angemeldet werden. Durch die Zulassung des Mitausstellers kommt kein Vertrag zwischen diesem und der DVGW Kongress GmbH zustande. Vielmehr hat der Aussteller dafür Sorge zu tragen, dass seine Mitaussteller die Teilnahmebedingungen mit deren Bestandteilen und die Richtlinien beachten. Für ein Verschulden seines Mitausstellers haftet der Aussteller wie für eigenes Verschulden.

Die Aufnahme von Mitausstellern ist entgeltpflichtig. Das Entgelt ist vom Aussteller zu entrichten, es kann von der DVGW Kongress GmbH auch noch nachträglich in Rechnung gestellt werden.
Nehmen die Mitaussteller unmittelbar Leistungen von der DVGW Kongress GmbH in Anspruch, so haftet auch hierfür gegenüber der DVGW Kongress GmbH der Aussteller. Sollte die DVGW Kongress GmbH Leistungen unmittelbar dem Mitaussteller in Rechnung stellen, so bleibt es in jedem Falle bei einer gesamtschuldnerischen Mithaftung des Ausstellers.

8. Standgestaltung

Alle Standflächen verstehen sich ohne Standbau und technische Leistungen. Der Aussteller ist für den Standbau und die Gestaltung sowie für die sich daraus ergebende Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, der technischen Richtlinien, der Rundschreiben und der Teilnahmebedingungen selbst verantwortlich. Die genauen Angaben zu den technischen Richtlinien stehen auf der Website des Veranstaltungsortes www.koelnmesse.de und der Veranstaltung www.gat-wat.de.

9. Allgemeines zum Betrieb des Standes

Während der Öffnungszeiten der Veranstaltung ist der Stand mit fachkundigem Personal zu besetzen, ordnungsgemäß auszustatten und dem Besucher zugänglich zu machen. Ein vorzeitiges Räumen des Messestandes stellt einen schwerwiegenden Verstoß gegen diese Teilnahmebedingungen dar.
Ausstellungsgut, das durch Aussehen, Geruch, Geräusche, Erschütterungen oder ähnliche Eigenschaften zu einer erheblichen Gefährdung oder Beeinträchtigung von anderen Ausstellern, von Besuchern oder von Ausstellungsgütern anderer Aussteller führt, ist auf Verlangen der DVGW Kongress GmbH sofort zu entfernen. Diese Verpflichtung des Ausstellers besteht auch dann, wenn er in der Anmeldung auf derartige Eigenschaften
hingewiesen und die DVGW Kongress GmbH die Zulassung erteilt hat.
Akustische und optische Vorführungen bedürfen auch der Genehmigung der DVGW Kongress GmbH. Die Genehmigung wird unter der Voraussetzung erteilt, dass beim Betrieb der Anlage die höchstzulässige Lautstärke von 70 Dezibel an der Standgrenze nicht überschritten und die Arbeit in den Nachbarständen nicht gestört wird. Bei wiederholter Nichtbeachtung dieser Vorschriften kann die Stromzufuhr zum Stand des Ausstellers ohne Rücksicht auf den damit verbundenen Ausfall der Standversorgung unterbrochen werden. Ein Anspruch des Ausstellers auf Ersatz des durch die Unterbrechung der Stromzufuhr entstehenden mittel- oder unmittelbaren Schadens besteht nicht. Die Beweislast für die Einhaltung der Vorschriften liegt beim Aussteller.

10. Stornierung und Flächenreduzierung

Im Fall einer vollständigen oder teilweisen Stornierung der Anmeldung oder des Vertrages durch den Aussteller sind die im Anmeldeformular genannten Stornogebühren zu zahlen. Bei vollständiger Stornierung bzw. Reduzierung der zugelassenen Ausstellungsfläche seitens des Ausstellers wird sich die DVGW Kongress GmbH bemühen, die Fläche anderweitig zu vermieten. Eine Verpflichtung der DVGW Kongress GmbH hierzu besteht
nicht. Im Falle der anderweitigen Vermietung reduziert sich die Stornogebühr auf 1.000,- € netto.

Bei Stornierung eines bereits zugelassenen Mitausstellers/zusätzlich vertretenes Unternehmen ist die Mitausstellergebühr zur Gänze fällig.

Alle zusätzlich bestellten Leistungen sind beim jeweiligen Vertragspartner zu stornieren und es gelten deren jeweilige AGB.

11. Offizielle Aussteller-Medien

a) Die DVGW Kongress GmbH gibt einen offiziellen Messeguide heraus. Die DVGW Kongress GmbH behält sich die Auswahl des entsprechenden Mediums (online/print) vor.
b) Für die Erstellung des offiziellen Ausstellungsverzeichnis beauftragt die DVGW Kongress GmbH die wvgw Wirtschafts- und Verlagsgesellschaft Gas und Wasser mbH.
Folgende Leistung ist eingeschlossen:
• Eintrag im Print-Ausstellerverzeichnis
Die Kosten für den Pflichteintrag werden von der DVGW Kongress GmbH im Rahmen des Mediapakets in Rechnung gestellt.

Die DVGW Kongress GmbH wird sich mit dem Aussteller in Verbindung setzen und mit diesem die genauen Inhalte der mit der Medienpauschale abgegoltenen Eintragung abstimmen.
Darüber hinaus wird der wvgw mbH den Aussteller auch über die Möglichkeit zusätzlicher Gestaltungsmöglichkeiten informieren und ggf. mit dem Aussteller insoweit einen unmittelbaren Vertrag zu den jeweiligen Bedingungen des Dienstleisters schließen.

Die Angaben auf dem Anmeldeformular der DVGW Kongress GmbH verstehen sich als Vorgaben für den Eintrag. Die Druckvorlage für alle Einträge wird dem Aussteller zur Prüfung und Freigabe innerhalb angemessener Frist vorgelegt. Teilt der Aussteller innerhalb der Frist keine Änderungswünsche mit, gilt die Druckvorlage als freigegeben. Bei Ausstellern, deren Bestellungen nicht rechtzeitig für die Erteilung der Druckfreigabe eingereicht werden, ist die DVGW Kongress GmbH berechtigt, ohne Verantwortung für die Richtigkeit nach den vorliegenden Anmeldeunterlagen den Eintrag in das offizielle Medium aufnehmen zu lassen. Erfolgt eine Anmeldung nach Redaktionsschluss des print Mediums, ist eine Aufnahme in diesem nicht mehr möglich. Hierüber wird der Aussteller vor Erteilung der Zulassung informiert. Es entsteht dadurch kein Anspruch auf Minderung der Medienpauschale oder Schadensersatz.

12. Verbot der Verteilung von Werbemitteln

Außerhalb des zugewiesenen Ausstellungsstandes dürfen Aussteller Werbemittel, wie Firmenschilder, Prospekte, Plakate, etc., ohne schriftliche Genehmigung von der DVGW Kongress GmbH weder anbringen noch verteilen. Pro Verstoß wird eine Vertragsstrafe in Höhe von € 10.000,00 fällig. Darüber hinaus kann der Messestand geschlossen werden.

13. Reinigung

Der Aussteller ist verpflichtet, seinen Stand täglich zu reinigen. Wird der Stand nicht durch eigenes Personal gereinigt, dürfen nur von der DVGW Kongress GmbH zugelassene Reinigungsdienstleister beauftragt werden. Vom Aussteller stammende Abfälle werden auf dessen Kosten entfernt. Die Entsorgung von Müll hat der Aussteller zu veranlassen und zu beaufsichtigen.
Die DVGW Kongress GmbH sorgt nur für die Reinigung des Geländes und der Gänge.

14. Energiepauschale

Die Rechnung über die Energiekostenpauschale (Strom und Wasser) wird nach der Messe von der DVGW Kongress GmbH versendet. Die Berechnung ergibt sich aus Ihrer gebuchten Standgröße: 8 € pro m² zzgl. MwSt.

15. Rauchen

Das Rauchen ist auf dem gesamten Messegelände in geschlossenen Räumen untersagt.

16. Filmen/Fotografieren

Visuelle und akustische Aufnahmen sind dem Aussteller nur während der Öffnungszeiten innerhalb seines eigenen Standes erlaubt. Eine Film-/Fotogenehmigung für darüberhinausgehende Aufnahmen muss vom Aussteller bei der DVGW Kongress GmbH beantragt werden.
Die DVGW Kongress GmbH ist berechtigt, im gesamten Messegelände visuelle und akustische Aufnahmen zu machen und für ihre oder allgemeine Veröffentlichungen zu verwenden. Der Aussteller gewährt der DVGW Kongress GmbH soweit hierzu erforderlich die Nutzung aller ihm aus eigenem oder fremdem Recht zustehenden gewerblichen oder sonstigen Schutzrechte und sichert zu, dass er zu einer derartigen Gewährung berechtigt ist. Gegebenenfalls hat der Aussteller eine solche Gewährung rechtzeitig und auf eigene Kosten sicherzustellen bzw. die DVGW Kongress GmbH darauf aufmerksam zu machen, wenn eine solche nicht vorliegt. Der Aussteller hat die DVGW Kongress GmbH insoweit von jeglicher Inanspruchnahme Dritter und Schadensersatzansprüchen freizustellen.

17. Höhere Gewalt

(1) Wird die Durchführung der Veranstaltung aufgrund eines unvorhergesehenen Ereignisses, welches der Veranstalter nicht zu vertreten hat, ganz oder teilweise unmöglich oder kann die Veranstaltung deswegen nicht wie vorgesehen durchgeführt werden, so ist der Veranstalter zum Rücktritt von dem geschlossenen Vertrag berechtigt.

(2) Ein unvorhergesehenes Ereignis ist insbesondere anzunehmen, bei 1. Terroranschlägen; 2. Naturkatastrophen; 3. Epidemien; 4. behördlich angeordneter Räumung und Stilllegung des Veranstaltungsortes; 5. baulichen Veränderungen des Veranstaltungsortes seitens des Vermieters;
6. Wasser- und Brandschäden; 7. Entzug des Veranstaltungsortes durch den Vermieter sowie 8. sonstiger höherer Gewalt.

(3) Der Veranstalter hat den Aussteller unverzüglich über die ganze oder teilweise Unmöglichkeit der Durchführung der Veranstaltung in Kenntnis zu setzen.

(4) Bereits geleistete Zahlungen hat der Veranstalter dem Aussteller im Falle ganzer Unmöglichkeit, vollständig und bei Vorliegen teilweiser Unmöglichkeit, anteilig zu erstatten. Die Geltendmachung weitergehender Ansprüche des Ausstellers gegen den Veranstalter ist ausgeschlossen.

(5) Sollte der Veranstalter für den Aussteller bereits Arbeiten verrichtet haben, welche für diesen auch weiterhin von Interesse sind, so hat der Aussteller dem Veranstalter die diesbezüglich entstandenen Aufwendungen zu ersetzen.

(6) Sollte die Durchführung der Veranstaltung zu einem späteren Termin stattfinden, so hat der Veranstalter den Aussteller hiervon unverzüglich in Kenntnis zu setzen. In diesem Fall ist der Aussteller berechtigt innerhalb 7 Tage nach Zugang der Mitteilung von dem geschlossenen Vertrag zurückzutreten. Sofern der Aussteller von dem Vertrag zurücktritt, hat er einen Anspruch auf Erstattung bereits gezahlter bzw. auch Erlass noch nicht gezahlter Standmiete.

(7) Sofern die Veranstaltung zum Zeitpunkt des Eintritts des unvorhergesehenen Ereignisses bereits begonnen hat, ist ein Anspruch des Ausstellers auf Erstattung der Standmiete sowie weitergehende Schadensersatzansprüche ausgeschlossen.

(8) Der Veranstalter behält sich das Recht vor, wegen der COVID 19-Epidemie die Veranstaltung einzuschränken oder abzusagen, wenn und soweit dies aufgrund behördlicher Maßnahmen erforderlich ist oder nach pflichtgemäßem Ermessen der DVGW Kongress GmbH zur Vermeidung von Gesundheitsrisiken für die Aussteller und Besucher geboten erscheint. Die Regelungen in Absatz (3) bis (7) gelten entsprechend.

18. Haftung

(1) Soweit es sich nicht um die Verletzung wesentlicher Pflichten aus dem Vertragsverhältnis handelt, haften die DVGW Kongress GmbH und ihre Erfüllungsgehilfen für Sach- und Vermögensschäden nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

Für Schäden auf dem Weg zur und von der Veranstaltungsstätte haftet die DVGW Kongress GmbH nicht.

(2) Der Aussteller haftet für jegliche Schäden, die durch ihn oder seine Erfüllungsgehilfen verursacht werden. Er ist verpflichtet, für ausreichenden Versicherungsschutz zu sorgen.

Veranstalter und Durchführung:
DVGW Kongress GmbH
Josef-Wirmer-Str. 1-3
53123 Bonn
+49 228 9188 672
info@dvgw-kongress.de
www.dvgw-kongress.de
USt.-Id. Nr.: DE815689601

19. Anwendbares Recht, Gerichtsstand

Es gilt deutsches Recht. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag und seiner Wirksamkeit ist, sofern der Aussteller Kaufmann ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat, Bonn.

20. Datenschutz

(1) Der DVGW Kongress GmbH übermittelte personenbezogene Daten werden digital zu Verwaltungszwecken gespeichert und verarbeitet. Mit der Anmeldung erklärt sich der Aussteller mit der Erhebung, Speicherung und Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten einverstanden. Eine Verwendung findet innerhalb der geltenden rechtlichen Grenzen statt, um den Ausstellern postalisch, per E-Mail oder telefonisch Informationen über gebuchte und weitere Angebote der DVGW Gruppe (DVGW e.V. und seinen Tochtergesellschaften) zukommen zu lassen. Die Verwendung der Daten erfolgt, soweit hierfür eine Einwilligung besteht.

Ein Widerspruch gegen die Datennutzung für Zwecke der Werbung oder der Ansprache ist jederzeit schriftlich per E-Mail gegenüber der DVGW Kongress GmbH, Josef-Wirmer-Str. 1-3, 53123 Bonn, möglich (E-Mail: widerspruch@dvgw-kongress.de).

(2) Dem Aussteller ist bekannt, dass die DVGW Kongress GmbH in den Grenzen der datenschutzrechtlichen Vorschriften berechtigt ist, die den Aussteller betreffenden Daten zur automatischen Verarbeitung elektronisch zu speichern und diese, soweit dies zur Vertragsdurchführung erforderlich, an Dienstleistungspartner von der DVGW Kongress GmbH weiterzugeben. Mit der Anerkennung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen
erteilt der Aussteller hierzu sein Einverständnis.

21. Schlussbestimmungen

Sollten einzelne Klauseln dieser Teilnahmebedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder sollte der Vertrag eine Lücke enthalten, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Vertragsklauseln oder Teile dieser Klauseln unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder fehlenden Bestimmungen treten die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften.

(Stand 22.11.2022)

1. General information about the event

Event: gat|wat 2023

Venue: Koelnmesse

Event duration:
September 6th – 7th 2023 (Wednesday – Thursday)

Opening hours:
Wednesday, 06.09.2023: 09:00 am – 06:00 pm
Thursday, 07.09.2023: 09:00 am – 4:00 pm

Set-up times:
Saturday, 02.09.2023: 07:00 am – 08:00 pm
Sunday, 03.09.2023: 07:00 am – 08:00 pm
Monday, 04.09.2023: 07:00 am – 10:00 pm
Tuesday, 05.09.2023: 07:00 am – 10:00 pm

Dismantling times:
Thursday, 07.09.2023: 04:00 pm – 23:59 pm
Friday, 08.09.2023: 00:00 am – 23:59 pm
Detailed information on assembly and disassembly will be provided in timely fashion.

2. Registration and conclusion of Contract

In order to register, the registration form must be completed in full, duly signed with company stamp, and sent to DVGW Kongress GmbH.
Applications within the EU must state a VAT ID number. The submission of the registration is legally binding for the exhibitor. DVGW Kongress GmbH does not recognize any amendments, additions or deletions to texts in the registration form or in the Participation Conditions. The contract is to be concluded upon admission by DVGW Kongress GmbH.

As a rule, DVGW Kongress GmbH will confirm receipt of the registration, which, however, does not constitute acceptance thereof. After a review period, which may last several months, DVGW Kongress GmbH will send the exhibitor a placement proposal. If the exhibitor does not object to this placement proposal within a reasonable period of time specified in the proposal, DVGW Kongress GmbH will subsequently send the exhibitor a notification of admission in accordance with the placement proposal. If the exhibitor objects to the proposal within the deadline, DVGW Kongress GmbH will endeavour to take the exhibitor‘s objections into account within the scope of what is reasonable. An objection does not constitute termination and does not affect the binding nature of the registration. Item 4 will apply to the placement.

The technical guidelines, the rules and regulations for the venue (www.koelnmesse.de), future circulars of DVGW Kongress GmbH in digital or printed form are an integral part of the Participation Conditions and must be observed by the exhibitor. We reserve the right to make changes at a later date, which will then become binding for the event.

 

3. Admission

Unless, in exceptional cases, the exhibitor has a legal claim to admission, DVGW Kongress GmbH reserves the right, at its own discretion, not to grant admission. In any case the prerequisite for admission is that the exhibitor properly specifies the product range and that the exhibits correspond to that product range. DVGW Kongress GmbH may revoke an admission if it was granted on the basis of incorrect information or if the conditions for admission have subsequently ceased to apply.

DVGW Kongress GmbH is entitled to withdraw from the contract for cause. Such a cause arises in particular if an application for the opening of insolvency proceedings has been filed against the exhibitor, such an application has been rejected for lack of assets or insolvency proceedings have been opened. DVGW Kongress GmbH is to be informed of this immediately. DVGW Kongress GmbH is entitled to make admission dependent on timely payment. The exhibitor may not hire or pass on the stand admitted in his name to other companies.

 

 

 

4. Placement and occupancy of the stand

Only DVGW Kongress GmbH may decide on the placement of the stand. In its placement proposal, DVGW Kongress GmbH may deviate from the type, size and location of the exhibition space requested by the exhibitor. Reservations, conditions and special requests of the exhibitor (e.g. regarding placement, exclusion of competitors, stand construction and stand design) will only be taken into account, if this has been expressly confirmed in the admission process. The allocation of placements will be based on the requirements and possibilities of DVGW Kongress GmbH and according to the industry structure to be conceived by DVGW Kongress GmbH at its own discretion, and not according to the order in which the registrations are received.

5. Scope of services

The following net participation prices for the basic package have been fixed for the event. The prices are per square metre of floor space:

Inline stand (1 side open)
€ 173.00 (until 30.09.2022)
€ 177.00 (until 28.02.2023)
€ 184.00 (from 01.03.2023)

Corner stand (2 sides open)
€ 187.00 (until 30.09.2022)
€ 192.00 (until 28.02.2023)
€ 201.00 (from 01.03.2023)

End stand (3 sides open)
€ 199.00 (until 30.09.2022)
€ 205.00 (until 28.02.2023)
€ 214.00 (from 01.03.2023)

Island stand (4 sides open)
€ 200.00 (until 30.09.2022)
€ 207.00 (until 28.02.2023)
€ 217.00 (from 01.03.2023)

The minimum size is 20 square metres. Each square metre or part there of will be charged in full. The participation fee does not include stand partition walls. The exhibitor undertakes to install a 2.50 m high stand boundary on all closed sides of the stand area or to have it installed. All technical services (e.g. water, electricity) must be ordered by the exhibitor directly from the operator of the venue, with whom a separate contractual relationship is established by the exhibitor. Additional exhibitor passes are subject to a charge. Their use is reserved exclusively for stand personnel; they may not be passed on to third parties or sold; in the event of misuse, they will be blocked.

 

 

 

6. Service recipients, rewriting of invoices, payment terms

The participation invoice will be sent to the exhibitor after admission. Objections must be made in writing immediately, but no later than 14 days after receipt of the invoice. Objections raised at a later date will no longer be accepted; this will be expressly stated again in the invoice. 100% of the participation invoice amount due within 30 days of the invoice date.

In the event of non-compliance with the payment deadlines, DVGW Kongress GmbH is entitled to withdraw from the contract or otherwise dispose of the stand space.

The exhibitor will receive the final invoice for all ancillary costs (e.g. flat-rate energy fee, media package, etc.) after the end of the event.

The following applies to exhibitors based in the European Union (except Germany):

The exhibitor, as the recipient of the services, confirms that all services by DVGW Kongress GmbH as the service provider will be used exclusively for its company and not for non-company or private purposes. This declaration is valid until revoked in writing. In the event that the exhibitor does not use the service for its company, the exhibitor will be liable to DVGW Kongress GmbH for any resulting damage, in particular for any subsequently charged VAT. The exhibitor shall inform DVGW Kongress GmbH of the company VAT registration number as confirmation and proof of business use. If the exhibitor does not provide the VAT registration number, DVGW Kongress GmbH will assume that the service is taxable and subject to tax in Germany and will invoice VAT accordingly. The same applies to VAT registration numbers for which the Federal Central Tax Office does not return a valid confirmation corresponding to the issuer‘s company address and also in the event that a submitted VAT registration number is declared invalid.

For VAT reasons, DVGW Kongress GmbH cannot issue or rewrite invoices for services that DVGW Kongress GmbH has provided or will provide to the exhibitor as its contractual partner to an invoice recipient that differs from the exhibitor. If the exhibitor wishes to change the invoice already issued, e.g. in the event of a change of company name, change of legal form or change of address, the exhibitor will pay DVGW Kongress GmbH a fee of € 50.00 plus VAT for this. This fee is not payable, if DVGW Kongress GmbH is responsible for the incorrect information.

 

 

7. Co-exhibitors

A co-exhibitor is anyone who appears at the exhibitor‘s stand, either with its own staff and its own products or only with its own exhibits or services. This also includes group companies, subsidiaries, sales branches or representatives. The stand area is assigned as a whole and only to one exhibitor (contractual partner).

Co-exhibitors must be registered by the exhibitor (contractual partner) using a separate registration form. The admission of the co-exhibitor does not constitute a contract between the co-exhibitor and DVGW Kongress GmbH. Rather, the exhibitor must ensure that his co-exhibitors comply with the Participation Conditions, their elements and the guidelines. The exhibitor is liable for any violations committed by the exhibitor themself as well as by its co-exhibitor.

The admission of co-exhibitors is subject to a fee. The fee is to be paid by the exhibitor and may also be invoiced retrospectively by DVGW Kongress GmbH. If the co-exhibitors make direct use of services provided by DVGW Kongress GmbH, the exhibitor is also liable for these services to DVGW Kongress GmbH. Should DVGW Kongress GmbH invoice services directly to the co-exhibitor, the exhibitor remains in any case jointly and severally liable.

 

8. Stand design

All stand areas are to be considered without stand construction and technical services. The exhibitor is responsible for the stand construction and design as well as for the resulting compliance with the legal regulations, technical guidelines, the circulars and the Participation Conditions. The exact details of the technical guidelines are available on the website of the venue www.koelnmesse.de and the event www.gat-wat.de.

9. General information on the operation of the stand

During the opening hours of the event, the stand must be staffed by competent personnel, properly equipped and made accessible to visitors. Premature clearing of the stand constitutes a serious breach of these Participation Conditions.

Exhibits which, due to their appearance, smell, noise, vibrations or similar characteristics, result in a significant hazard or impairment to other exhibitors, visitors or the exhibits of other exhibitors must be removed immediately at the request of DVGW Kongress GmbH. This obligation on the part of the exhibitor also applies, if the exhibitor has drawn attention to such possibilities on registration and DVGW Kongress GmbH granted approval.

Acoustic and optical demonstrations also require the approval of DVGW Kongress GmbH. Approval is granted on condition that the maximum permissible volume of 70 decibels at the stand boundary is not exceeded during operation of the equipment and that work in neighbouring stands is not disturbed. In the event of repeated non-compliance with these regulations, the power supply to the exhibitor‘s stand may be cut off regardless of the associated loss of stand supply. The exhibitor is not entitled to compensation for any direct or indirect damage caused by the interruption of the power supply. The burden of proof for compliance with the regulations lies with the exhibitor.

 

 

10. Cancellation and reduction of space

In the event of full or partial cancellation of the registration or the contract by the exhibitor, the cancellation fees stated in the registration form are repayable. In the event of complete cancellation or reduction of the approved exhibition space on the part of the exhibitor, DVGW Kongress GmbH will endeavour to rent the space to another party. DVGW Kongress GmbH is under no obligation to do this. In the event of the space being rented to another party, the cancellation fee will be reduced to € 1,000 plus VAT.

In case of cancellation of an already admitted co-exhibitor/additionally represented company, the co-exhibitor fee is due in full. All additional services ordered must be cancelled with the respective contractual partner and their respective General Terms and Conditions apply.

 

11. Official exhibitor media

a) DVGW Kongress GmbH publishes an official exhibition guide. DVGW Kongress GmbH reserves the right to select the appropriate medium (online/print).
b) DVGW Kongress GmbH commissions wvgw Wirtschafts- und Verlagsgesellschaft Gas und Wasser mbH to prepare the official trade show directory.
The following service is included:
• Entry in the print trade show directory
The costs for the compulsory entry will be invoiced by DVGW Kongress GmbH as part of the media package.

DVGW Kongress GmbH will contact the exhibitor to agree on the exact content of the entry covered by the media package. Furthermore, wvgw mbH will also inform the exhibitor about the possibility of additional design options and, if necessary, conclude a direct contract with the exhibitor in this respect on the respective terms and conditions of the service provider.

The information on the DVGW Kongress GmbH registration form is to be understood as specifications for the entry. The print template for all entries will be submitted to the exhibitor for review and approval within a reasonable period of time. If the exhibitor does not communicate any change requests within the deadline, the print template shall be deemed to have been approved. In the case of exhibitors whose orders are not submitted in time for approval for printing, DVGW Kongress GmbH will be entitled to have the entry included in the official medium without responsibility for correctness according to the registration documents on hand. If an application is submitted after the print medium has gone to press, it can no longer be included in the print medium. The exhibitor will be informed of this before admission is granted. This does not entitle the exhibitor to a reduction in the flatrate media fee or to compensation for damages.

 

 

12. Prohibition of the distribution of advertising material

Outside the allocated exhibition stand, exhibitors may neither attach nor distribute advertising material such as company signs, brochures, posters, etc. without the written approval of DVGW Kongress GmbH. A contractual penalty of € 10,000.00 will be due for each violation. In addition, the exhibition stand may be closed.

13. Cleaning

The exhibitor is obliged to clean his stand daily. If the stand is not cleaned by the exhibitor‘s own staff, only cleaning service providers approved by DVGW Kongress GmbH may be commissioned. Any waste originating from the exhibitor will be removed at the exhibitor‘s expense. The exhibitor must arrange for and supervise the disposal of waste.

DVGW Kongress GmbH is only responsible for cleaning the premises and the aisles.

14. Energy package

The invoice for the flat-rate energy fee (electricity and water) will be sent by DVGW Kongress GmbH after the trade fair. The calculation is based on the booked stand size: € 8 per square metre plus VAT.

15 Smoking

Smoking is prohibited in closed rooms on the entire exhibition grounds.

16. Filming/photographing

Exhibitors are only permitted to make visual and acoustic recordings within their own stands during opening hours. The exhibitor must apply to DVGW Kongress GmbH for permission to film/photograph beyond this period.

DVGW Kongress GmbH is entitled to make visual and acoustic recordings throughout the exhibition grounds and to use them for its own or general publications. To the extent necessary for this purpose, the exhibitor grants DVGW Kongress GmbH the use of all property rights that it is entitled to through its own- or third-party rights and assures that it is entitled to confer such rights. If necessary, the exhibitor must ensure such a provision in a timely fashion and at its own expense or draw the attention of DVGW Kongress GmbH to the fact if such a conferral of rights does not exist. In this respect, the exhibitor must indemnify DVGW Kongress GmbH against any claims asserted by third parties and claims for damages.

17. Force majeure

(1) If the implementation of the event becomes wholly or partially impossible due to an unforeseen event for which the organizer is not responsible, or if the event cannot be implemented as planned due to this, the organizer is entitled to withdraw from the concluded contract.

(2) An unforeseen event will be assumed in particular in the event of 1. terrorist attacks; 2. natural disasters; 3. epidemics; 4. officially ordered evacuation and closure of the venue; 5. structural changes to the venue on the part of the lessor; 6. water and fire damage; 7. withdrawal of the venue by the lessor; and 8. other force majeure.

(3) The organizer shall inform the exhibitor immediately of the complete or partial impossibility of holding the event.

(4) The organizer will reimburse the exhibitor in full for payments already made in the event of complete impossibility and on a pro rata basis in the event of partial impossibility. The assertion of further claims by the exhibitor against the organizer is excluded.

(5) If the organizer has already carried out work for the Exhibitor, which is still of interest to the latter, the Exhibitor will reimburse the Organiser for the expenses incurred in this respect.

(6) If the event is to be held at a later date, the organizer will inform the Exhibitor of this without delay. In this case, the exhibitor is entitled to withdraw from the contract concluded within 7 days of receipt of the notification. If the exhibitor withdraws from the contract, it is entitled to a refund of any stand fee already paid or to a waiver of any stand fee not yet paid.

(7) If the event has already begun at the time of the occurrence of the unforeseen event, the exhibitor has no claim to reimbursement of the stand fee and no further claims for damages.

(8) The organizer reserves the right to restrict or cancel the event due to the COVID 19 epidemic if and insofar as this is necessary due to official measures or appears necessary at the due discretion of DVGW Kongress GmbH to avoid health risks for exhibitors and visitors. The provisions in paragraphs (3) to (7) apply accordingly.

 

 

 

 

 

 

18. Liability

(1) Insofar as this does not involve a breach of essential obligations arising from the contractual relationship, DVGW Kongress GmbH and its vicarious agents will only be liable for property damage and financial loss in the event, if it is wilful, or caused by, gross negligence.

DVGW Kongress GmbH is not liable for damages on the way to and from the venue.

(2) The exhibitor is liable for any damage caused by the exhibitor or his vicarious agents. The exhibitor is obliged to ensure that it has sufficient insurance cover.

 

Organizer and implementation:
DVGW Kongress GmbH
Josef-Wirmer-Str. 1-3
53123 Bonn
+49 228 9188 672
info@dvgw-kongress.de
www.dvgw-kongress.de
VAT ID. no.: DE815689601

19. Applicable law, place of jurisdiction

German law shall apply. The exclusive place of jurisdiction for all disputes arising from and in connection with this contract and its effectiveness is Bonn, provided the exhibitor is a registered merchant or has no general place of jurisdiction in Germany.

20. Data protection

(1) Personal data submitted to DVGW Kongress GmbH will be stored and processed digitally for administrative purposes. By registering, the exhibitor agrees to the collection, storage and processing of its personal data. The data will be used within the applicable legal limits to send exhibitors information by post, email or telephone about booked and other offers of the DVGW Group (DVGW e.V. and its subsidiaries). The use of the data is subject to consent.

An objection to the use of data for advertising or addressing purposes is possible at any time in writing by email to DVGW Kongress GmbH, Josef-Wirmer-Str. 1-3, 53123 Bonn, Germany, (E-Mail: widerspruch@dvgw-kongress.de).

(2) The exhibitor is aware that DVGW Kongress GmbH is entitled, within the limits of the data protection regulations, to electronically store the data relating to the exhibitor for automatic processing and to pass this on to service partners of DVGW Kongress GmbH, insofar as this is necessary for the performance of the contract. By accepting the General Terms and Conditions the exhibitor consents to this.

 

 

 

 

21. Final provisions

Should individual clauses of these Participation Conditions be wholly or partially invalid or should the contract contain a loophole, the validity of the remaining contractual clauses or parts of these clauses will remain unaffected. The invalid or missing provisions will be replaced by relevant statutory provisions.

In the event of any discrepancy between the German original version of this contract and any foreign language translation, the German version prevails.

German law is applicable for the contract that comes into effect. The contract language is German.

(State: 22.11.2022)